Öflugt, fallegt og notendavænt

Reikningar og aðgangur

  • Notendur geta skráð sig inn með rafrænu auðkenni.
  • Allir einstaklingar með íslenska kennitölu hafa eigin persónulega reikning í Records.
  • Allir reikningar í Records njóta sömu eiginleika varðandi öryggi, rekjanleika og sönnurarslóðir.
  • Einstaklingur getur vistað 100MB af persónulegum skjölum í Records endurgjaldslaust.
  • Aðilar geta stofnað einfaldan reikning fyrir húsfélag eða félagasamtök fyrir allt að 5 notendur.
  • Fyrirtæki eða stærri aðilar geta stofna fyrirtækjareikning sem býður upp á fleiri notendur, meira gagnamagn og öflugri eiginleika skjalastjórnun og umsýslu.
  • Einfaldur reikningur er ókeypis fyrir einn notanda með skjöl allt að 100MB.

Rafræn skjöl, undirritaðir samningar og samþykktir

  • Records styður eIDAS samhæfa undirritun móti rafrænu rafrænu auðkenni (Qualified).
  • Records styður eIDAS samhæfa “létta” undirritun móti netfangi og símanúmeri sem hentar erlendum aðilum (Advanced)1, 2.
  • Records styður að hlaða PDF skjali sem inniheldur undirritun beint upp í vef og les þá Records öll lýsigögn um undirritunina og varðveitir sem hluta af skjalinu.
  • Records styður að senda PDF skjal með Share eiginleikum iPhone tækja og sambærilegt Android. Við það er skjölum hlaðið upp í Records og allar undirritanir vistaðar örugglega.
  • Records viðheldur sönnunarslóð um sögu allra skjala í óhrekjanlegri sönnunarslóð sem vistað er með “Elastic Quantum Ledger - QLDB” tækni hjá Amazon skýjaþjónustunni.

Rafræn skjalastjórnun í Records

  • Records er þróað af kerfishönnuðum með mikla reynslu og þekkingu af formlegri skjalastjórnun og tækni tengd henni.
  • Records vistar skjöl með lýsigögnum byggðum á Dublin Core Metadata.
  • Records kjarninn styður tegundir skjala og lýsigagnasett (metadata aspects).
  • Records er hannað með framtíðarvarðveislu á skjölum og undirritunum í huga.
  • Records styður einfalda útfærslu af skjalakerfi með skjalalykli fyrir fyrirtæki og stofnanir1.
  • Records styður einfalda útfærslu af málakerfi1.
  • Records les öll lýsigögn á hverri skrá sem er sett inn, greinir gögnin, gerir leitanleg og varðveitir.
  • Records les texta innan úr skjölum og gerir leitanlegan með öflugri textaleit.
  • Records styður mismunandi lýsigögn fyrir mismunandi tegundir skjala.
  • Records notfærir gervigreind til að giska á tegund skjala við skráningu.
  • Records vistar PDF skjöl með PDF/A sniðinu sem tryggir langtímavarðveislu skjalsins.
  • Records styður í leit í íslenskum texta yfir mismunandi beygingarmyndir orða 3.

Rafræn undirritun í Records

  • Records býður upp á að hlaða upp skjali og senda til undirritunar.
  • Skjal getur verið sent hópi aðila til undirritunar og heldur Records utan um allt ferlið frá upphafi til enda.
  • Þegar undirritun er lokið fær hver aðili frumrit af sínu skjali inn í sinn eigin Records reikning.
  • Records styður fullgildar undirritanir móti Auðkenni fyrir íslenska aðila og að auki léttari undirritanir fyrir erlenda aðila sem eru undirrita.
  • Records varðveitir lýsigögn undirritunar og gerir aðgengil.
  • Records sannreynir undirritunina við birtingu skjals og staðfestir heilindi undirritunar, uppruna og skilríki.

Frábær upplifun notenda

  • Records er hugsað fyrst og fremst út frá þörfum fólksins sem er að undirrita. Hvort sem eru einstaklingar að undirrita fyrir sig eða aðilar í rekstri að sýsla með skjöl Aðalatriðið að það þarf að vera auðvelt að setja upp skjöl, undirrita og geyma.|
  • Records appið er glænýr hugbúnaður og mikil vinna hefur verið lögð í flæði og hönnun í viðmótinu. Sama gildir um vefsíðuna sem notandi getur notað til að nálgast skjölin sín.|
  • Í Records er auðelt að stofna nýjan reikning fyrir fyrirtæki, félag eða jafnvel gagnarými (data-room). Þegar reikningur hefur verið stofnaður er auðvelt að bjóða öðrum aðilum inn. Allir tengast inn gegnum rafrænt auðkenni og 100% öryggis er gætt við aðgang og meðferð skjalanna þinna.

Records - Skjalastýring fyrir ÍSLENSKAR aðstæður

  • Records er hannað og hugsað fyrir íslenskar aðstæður. Okkar sýn er sú að þrátt fyrir að stórir erlendir aðilar bjóði flottar lausnir til að geyma og vista skjöl þá séu alltaf ákveðnir sérstakir þættir í hverju landi sem skipta sköpum að lausnin nýtist með sem allra bestum hætti fyrir þarfir fólks.
  • Records tengist Rafrænu Auðkenni og styðst þannig við formlega auðkenningu sem samþættist við island.is og allt opinbera umhverfi landsins auk fjármálaþjónusta.
  • Records tengist fyirtækjaskrá þannig að hægt er að senda skjöl til undirritunar beint á kennitölu fyrirtækis og sér þá Records um að beina því til i viðkomandi aðila fyrirtækis; framkvæmdarstjóra eða stjórnarformanni sem þá geta vísað undirritun annað1.
  • Records mun samþættast við rafrænar þinglýsingar um leið og formleg skil verða opinber sem nýtast geta almenningi eða fyrirtækjum.
  • Records mun samþættast við gagnaskil island.is um leið og formleg skil verða opinber sem nýtast geta almenningi eða fyrirtækjum til að nálgast formlegu gögnin þín.

Athugasemdir


  1. Þessi eiginleiki er í þróun. ↩︎

  2. Nánar um muninn á Advanced og Qualified undirritunum hér ↩︎

  3. Records nýtir sér gögn frá Árnastofnun. Beygingarlýsing íslensks nútímamáls. Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum. Höfundur og ritstjóri Kristín Bjarnadóttir. ↩︎